記帳・経理・総務業務の強化＝自計化？アウトソーシング？

夢船舎の主業務である「記帳・経理・総務業務の強化とレベルアップ支援；freee導入、自計化／外注支援」について、少し考え方を説明します。

私は、会社として目指す理想的な会計・経営マネジメントを、リアルタイムでの決算、見える化された経営状態；数値・課題、素早い経営判断／次の一手を取れる事だと考えています。会社の創設・初期に、社長一人や限られた社員で売上を伸ばしたり、最重要業務をこなして行く段階が過ぎたら、一番簡単で軽い仕組みで、自社による経理＝自計化によるリアルタイム決算と経営状態の見える化を進めるべきだと考えています。
私達の業務の自計化／外注支援は、
・自計化＝自社経理が出来る方は、クラウド会計・人事労務システムfreeeの導入検討や仕組み作りを支援、強くて速い会計・経営マネジメントを構築する
・外注支援が必要な方には、まず記帳代行業務や確定申告サポートを実施。将来的な自計化を目指して、計画立案、御社に合わせた仕組みの準備、自計化への移行、をセットで考えていく
事になります。

会社の創設・初期段階に、青色申告に必要となる決算書の充実や確定申告を代行業者や税理士の先生に丸投げするのは合理的だと思います。限られた社長や社員が、不得意な記帳や申告業務を戸惑いながら時間をかけて行うより、費用を支払って処理を任せ、浮いた時間を売り上げupなどの重要な事に充てた方が良いと言えます。

但し、記帳や確定申告業務自体は、売上や利益を生み出さないコスト業務でしかない一方、記帳から得られる数値データや作成出来る各種レポート（販売、コスト、収益、資金繰り見込み等）は、会社や個人事業を経営するための
・管理会計：経営指標を纏め、それらを分析、重点施策や対応策を検討する
・売上分析：顧客毎の売上実績や推移を捉えて、売上を伸ばしたり守ったりする施策を検討する
・原価分析：支出内容（項目・金額・推移・割合等）を把握して、内容の吟味やコストダウン検討をする
事などの判断に欠かせない為、記帳や確定申告のためだけにお金を支出していてはいけないと、考えるのです。
経営指標・経営判断のレベルアップの為、記帳から得られる数値データやレポートを如何に速く、最適に、手間やコストを抑え、活用出来る仕組み・体制を構築するか、を会社や事業規模を大きく、人員を増やしていく事を考えている方は、検討する必要があると思います。

私達が行う外注支援業務：記帳代行業務や確定申告のサポートは、基本的には会社や個人事業の創業期、人が十分で無い場合や急に休んだり退職してしまう等の緊急応援時に、自社で対応して頂くより任せて頂いた方が効率的だったり合理的な場合、と位置づけています。将来的には自計化（自立化）を目指す事を前提とした計画立案を始めとして、御社に合わせたカスタマイズを含めた仕組みの準備、自計化への移行をいつでも出来る様に体制を整えていく事、をセットで考えてゆきます。
但し、私達も会社の成長や進化を目指して、代行業務でもリアルタイムに近い形で記帳処理を終了して、理想的な会計・経営マネジメントに近い状態をリーズナブルなコストで実現出来る様に、他社との絶対的な差別化を目指して、努力を続けて行きたいと思います。

✕ 記帳業務が遅い。納税・確定申告業務のみに利用。経営判断データや資料は別プロセスで作成。ずっと外部に任せっぱなし。
◎ 記帳業務終了 → 経営判断データ・資料完成 → 課題対策や次の一手を検討。
外部に任せても将来的な自計化への計画や準備は怠らない。

私達はコンサルティングやサポートを通して、ビジネスの成長や強化を達成することを目的（ゴール）としているので、記帳代行業務や確定申告のサポートを受注し続ける事に拘りがないのです。あくまでも主役はあなた、顧客本位での理想の実現、目指す姿や想いを叶えて行きたいと思います。

クラウド会計・人事労務システムで構築する未来図

近年のICT技術の進化により、小規模な会社や個人が、理想的な記帳～経理～会計システムを構築する有力候補として、クラウド会計システムが挙げられます。
クラウド会計システムの特徴は、
① クラウド上での会計データ連携：あらゆる会計データがクラウド上で連携できるので、今までよりもより正確でタイムリーな情報分析ができる。データ記帳や閲覧も、いつでもどこでも、オンライン上で可能
② 最新のソフト利用と法改正対応：つねに最新の会計ソフトをクラウド（オンライン）上で利用でき、パソコン上でのバージョンアップやインストールが、従来までの会計ソフトと違って不要
③ 銀行口座やクレジットカードやネット決済とのデータ連携：銀行口座の入出金やクレジットカードやネット決済の利用履歴などを、会計ソフトに入力する手間が無く、自動的に連携（データ取り込み）できる
④ 安心のバックアップ：入力したデータは、パソコン側ではなく、クラウドサーバーに保管されるので、従来型の会計ソフトの様に、万が一の時のためにデータを外部記憶媒体にいちいちバックアップする、仕組みや手間が発生しない
事などから、従来型の会計システムと比べて、非常にユーザーフレンドリー＝手間や暇が抑えられている、事が特徴として挙げられます。

スマートフォンやスキャナ、Dropboxなどのオンラインストレージを利用したレシート類のデータ取り込み、仕訳・収入・支出データのCSV形式等での取り込み、銀行口座やクレジットカードやネット決済とのデータ連携等、クラウド会計システムは、多くの記帳処理を簡易に手間をかけずに複数件を一括して処理出来る機能を揃えているので、従来型の会計システムから来る記帳経理業務は難しくて大変、業者や税理士の言うままにおまかせ／多少高くついても仕方がない、という固定概念を大きく変える事が出来ると思っています。

もう一つ重要な事は、会社のシステムや仕組みは、早い段階から優れたものを利用する構想や準備をしておかないと、後からシステムや仕組み・業務のやり方を変えようとすると、物凄い労力や時間をかける必要が発生したり、完全には修正が出来なくなって手遅れとなる可能性が大いにあります。世代が大きく遅れたシステムやソフトの利用を続けていては、リアルタイム決算など夢のまた夢、多くの人員を割いて数字や資料作りに忙殺される悪夢を招く可能性が高いのです。会社や事業を大きくしたい方は、くれぐれもExcelなどの表計算ソフトを基幹システムに利用する事は、避けた方が良いと思います。

クラウド会計システムfreeeを利用する場合だと、個人事業主は年間契約で9,800円+税、法人事業主は23,760円+税が必要になりますが、期待される業務の効率化や迅速化、充実した決算報告やリアルデータを利用した経営判断への移行など、改善・改革効果の方が、従来型のソフトやシステムをはるかに上回るアウトプットが期待されるので、自計化・自立化への選択肢として検討される事をお勧めします。
今すぐに自計化を始める事に無理がある方は、将来を見据えた記帳～会計・経営マネジメント体制を作っていく、外注支援サポートを致します。

無料での相談や検討から是非ご利用ください。